Nicht alles gehört ins ERP.
Viele Anforderungen landen als teure Sonderprogrammierung im ERP, obwohl ein automatisierter Workflow oder ein kleines eigenes Werkzeug sie schneller und günstiger löst — und beim nächsten Update nicht bricht. Ich finde die Stellen, an denen sich das lohnt, und setze sie um: Automatisierungen, schlanke Fachanwendungen und KI dort, wo sie tatsächlich Arbeit spart.
Prozessautomatisierung · eigene Fachanwendungen · KI-gestützte Entwicklung · Schnittstellen · Governance
Woran es im Mittelstand meistens hakt
Drei Muster, die sich in fast jedem Betrieb finden — und die selten dort behandelt werden, wo sie entstehen.
Die Excel-Liste als heimliches ERP
Zwischen zwei Systemen klafft eine Lücke, und jemand hat sie vor Jahren mit einer Tabelle geschlossen. Heute hängt ein Prozess daran, den niemand dokumentiert hat — und der ausfällt, sobald diese Person im Urlaub ist.
Jede Anforderung wird zum Change Request
Ein Sonderfall im ERP abzubilden kostet nicht nur einmal, sondern bei jedem Update erneut. Gerade in Cloud-Systemen mit kontinuierlichen Releases wird aus einer einmaligen Anpassung eine dauerhafte Belastung.
KI, aber ohne Anwendungsfall
Ein Werkzeug ist eingeführt, weil es alle einführen — nur weiß niemand, welcher Arbeitsschritt dadurch wegfällt. Ohne konkreten Anwendungsfall und ohne Regeln zum Umgang mit Firmendaten entsteht Aufwand statt Entlastung.
Der gemeinsame Nenner: Es wird Technik beschafft, bevor der Prozess verstanden ist. Umgekehrt wird ein Schuh daraus.
Erst rechnen, dann bauen
Automatisierung lohnt sich nicht überall. Deshalb steht am Anfang eine nüchterne Betrachtung, nicht die Werkzeugwahl.
1 · Aufnahme der Abläufe
Welche Tätigkeiten wiederholen sich, wie oft, mit welchem Zeitaufwand und mit welcher Fehlerquote? Wo brechen Medien — von Hand aus einem System ins nächste? Das Ergebnis ist eine Liste von Kandidaten, nach Nutzen sortiert.
2 · Bewertung statt Bauchgefühl
Für jeden Kandidaten: Was kostet die Automatisierung, was spart sie, wie lange hält die Lösung? Manches lohnt sich schlicht nicht — das sage ich Ihnen, bevor Aufwand entsteht. Und manches gehört doch ins ERP, weil es ein Kernprozess ist.
3 · Umsetzung in kleinen Schritten
Der erste Anwendungsfall wird klein gewählt und schnell produktiv, damit der Nutzen sichtbar wird, bevor größere Budgets fließen. Erst wenn er trägt, folgt der nächste.
4 · Übergabe an Ihr Team
Dokumentation, Einweisung, klare Zuständigkeit für den Betrieb. Eine Automatisierung, die nur ich pflegen kann, ist ein neues Schattensystem — genau das, was wir abschaffen wollten.
Was dabei entsteht
Automatisierte Abläufe
Freigaben, Benachrichtigungen, wiederkehrende Auswertungen, Datenübergaben zwischen Systemen. Alles, was heute jemand von Hand anstößt, obwohl die Regel immer dieselbe ist.
Schlanke Fachanwendungen
Kleine Werkzeuge für einen klar umrissenen Zweck: eine Erfassung für die Halle, eine Prüfliste für die Qualitätssicherung, eine Übersicht für die Disposition. Bewusst klein gehalten — sie sollen ein Problem lösen, nicht wachsen.
Entwicklung mit KI-Unterstützung
Was früher ein Entwicklungsprojekt war, entsteht heute in Tagen: Der Bau solcher Werkzeuge läuft KI-gestützt, mit mir als demjenigen, der die Anforderung versteht und das Ergebnis fachlich prüft. Genau deshalb rechnen sich Lösungen, für die eine klassische Beauftragung nie im Budget gewesen wäre.
Ablösung von Schattensystemen
Gewachsene Excel-Lösungen werden in belastbare Abläufe überführt, mit nachvollziehbarer Datenhaltung und ohne Abhängigkeit von einer einzelnen Person.
KI mit konkretem Anwendungsfall
Dokumente auswerten, Texte vorbereiten, wiederkehrende Recherchen abkürzen, Daten vorsortieren. Immer gebunden an eine Tätigkeit, die heute Zeit kostet — und immer mit der Frage, wie das Ergebnis geprüft wird.
Regeln für den Umgang mit KI
Welche Daten dürfen in welches Werkzeug? Wer prüft die Ergebnisse, wer trägt die Verantwortung? Eine knappe, verständliche Richtlinie ist meist wichtiger als die Auswahl des Anbieters — und mit Blick auf die europäische KI-Regulierung zunehmend Pflicht.
Befähigung Ihres Teams
Schulung an den konkreten eigenen Abläufen statt an allgemeinen Beispielen. Ziel ist, dass Ihre Leute die nächsten Anwendungsfälle selbst erkennen.
Häufige Fragen zu Automatisierung und KI
Brauchen wir dafür ein großes Projekt?
Nein — und das ist der Vorteil gegenüber einer ERP-Anpassung. Der erste Anwendungsfall ist bewusst klein und in überschaubarer Zeit produktiv. Sie sehen den Nutzen, bevor Sie über weitere Schritte entscheiden.
Was passiert mit unseren Daten bei KI-Werkzeugen?
Das ist die wichtigste Frage, und sie wird zu selten gestellt. Je nach Werkzeug und Vertrag verlassen Daten das Haus oder eben nicht. Bevor ein Werkzeug in einen Ablauf eingebaut wird, klären wir, welche Daten hineindürfen — und halten das schriftlich fest. Für Betriebsgeheimnisse und personenbezogene Daten gelten unterschiedliche Regeln.
Ersetzt das Personal?
In der Praxis fast nie. Automatisiert werden die Tätigkeiten, für die ohnehin niemand Zeit hat: doppelte Erfassung, Nachfragen, manuelles Zusammenkopieren von Zahlen. Der Nutzen zeigt sich meist darin, dass vorhandene Arbeit endlich geschafft wird — nicht darin, dass Stellen wegfallen.
Wir stehen mitten in einer ERP-Einführung — passt das jetzt?
Oft ja, sogar besonders gut: Genau in dieser Phase wird sichtbar, welche Anforderungen den Standard sprengen. Für einen Teil davon ist eine Automatisierung außerhalb des ERP die günstigere Antwort. Das gehört in die Fit-Gap-Betrachtung, siehe ERP-Migration.
Wer betreibt die Lösung danach?
Ihr Team. Dokumentation, Einweisung und eine klare Zuständigkeit sind Teil des Auftrags. Wenn eine Lösung nur mit mir funktioniert, ist sie falsch gebaut.
Welche Qualifikation bringen Sie für das KI-Thema mit?
Zwanzig Jahre Prozess- und ERP-Erfahrung — das ist der wichtigere Teil, denn die Schwierigkeit liegt selten im Werkzeug, sondern in der Frage, welcher Ablauf sich überhaupt zur Automatisierung eignet. Dazu ein Entwicklungshintergrund aus meiner Ausbildung zum Fachberater für EDV-Anwendung, mit Programmierung und Datenbanken, sowie Workflow-Entwicklung im ERP-Umfeld. Ergänzt um eine Weiterbildung zum KI-Manager und zur agentengestützten Anwendungsentwicklung bei einem AZAV-zugelassenen Bildungsträger. Der Unterschied zu reinen KI-Anbietern: Ich kann beurteilen, was das erzeugte Ergebnis fachlich taugt. Was das praktisch bedeutet, sehen Sie am besten an einem konkreten Fall aus Ihrem Betrieb — dafür ist das Erstgespräch da.
Größere Baustelle?
ERP-Migration
Wenn nicht einzelne Abläufe, sondern das ganze System zur Debatte steht.
Microsoft Dynamics 365
Wenn die Automatisierung im Microsoft-Umfeld an das ERP andocken soll.
Interim-Projektleitung
Wenn dem Digitalisierungsvorhaben insgesamt die Führung fehlt.
Wo verlieren Sie heute Zeit?
Ein kostenloses Erstgespräch, zwanzig Minuten, ohne Verkaufsdruck. Nennen Sie mir zwei, drei Abläufe, die regelmäßig Aufwand kosten — ich sage Ihnen, wo sich Automatisierung lohnt und wo nicht.